Notice générale d’information sur la protection des données personnelles - Relations Institutionnelles

Juillet 2023

Cette notice d’information relative à nos relations institutionnelles s’adresse notamment :

• Aux décideurs institutionnels ;
• Aux fonctionnaires ;
• Aux politiques et décideurs politiques ;
• Aux journalistes et aux médias ;
• Aux associations agréées d’usagers du système de santé ;
• Aux industries du même secteur ;
• Aux influenceurs.

(ci-après, collectivement désignés « interlocuteurs externes »).

Vous recevez cette notice d’information parce que nous, Sandoz, en tant que société du groupe Sandoz, traitons des informations vous concernant, informations qui constituent des « données à caractère personnel » et nous portons une grande attention à la protection de vos données personnelles et de votre vie privée.

Sandoz décide pourquoi et comment un traitement de vos données personnelles est effectué et agit ainsi comme « responsable du traitement ». Elle peut agir seule ou en coordination avec une autre société du groupe Sandoz, qui sera alors « responsable conjoint du traitement ». Dans cette notice d’information, « nous » ou « notre » désignent Sandoz.

Nous vous invitons à lire attentivement cette notice d’information. Elle précise les raisons pour lesquelles nous collectons vos données, comment elles sont utilisées et protégées, combien de temps elles seront conservées et tous les droits dont vous disposez.

Si vous avez d’autres questions concernant le traitement de vos données personnelles, nous vous invitons à nous contacter à l’adresse email : [email protected].

1. Quelle information avons-nous à votre sujet ?

Nous pouvons collecter diverses catégories de données à caractère personnel vous concernant, y compris :

• Vos données d’identification et informations d’ordre général (par exemple, nom, prénom, sexe, adresse électronique et/ou adresse postale, numéro de téléphone fixe et/ou mobile) ;
• Des données relatives à votre fonction et vos activités professionnelles (par exemple, fonctions et titre de votre poste, nom de la société/de l’organisation, publications, activités au sein d’assemblées, activités dans les médias et sur les réseaux sociaux, prix, biographie, formation, lien avec les universités, expertise et contribution, et organisations) ;
• Vos données d’identification électronique requises dans le cadre de nos interactions (par exemple, connexion, droit d’accès, mots de passe, numéro de badge, adresse IP, identifiants en ligne/cookies, fichiers de journalisation, date et heure d’accès et de connexion, enregistrement d’images ou de sons tels que les photos de badge, la vidéosurveillance ou les enregistrements sonores) ;
• Information concernant vos usages, votre profil, les types de messages échangés avec vous, vos réponses et/ou vos préférences, y compris en matière de canaux de communication et de fréquence ;
• Données que vous nous fournissez, par exemple quand vous remplissez des formulaires ou lors des évènements auxquels vous assistez, ou quand vous répondez aux questions lors d’une conversation ou à l’occasion d’une enquête ;
• Données relatives à nos produits et services ;
• Information sur les activités/interactions que vous avez avec nous, notamment les potentielles futures interactions.

Cette information est fournie par vous directement, par nos partenaires (c’est-à-dire, les personnes morales pour lesquelles vous travaillez) ou par des tiers (par exemple, des sociétés de consulting, les autorités ou les organismes de santé), ou bien obtenue à travers des sources fiables accessibles au public (telles que les sites internet gouvernementaux, les réseaux sociaux, les sites internet des congrès ou des universités). 

Si vous avez l’intention de nous fournir des données personnelles qui concernent d’autres individus (par exemple, vos collègues), vous devez fournir directement aux individus concernés, ou par le biais de leur employeur, une copie de cette notice d’information.

2. Pour quelles finalités et sur quel fondement utilisons-nous vos données personnelles ?

2.1 Finalités du traitement

Nous traitons toujours vos données personnelles pour des finalités spécifiques et nous n’effectuons que des traitements de données personnelles qui sont pertinents pour atteindre cette finalité. En particulier, nous traitons vos données personnelles pour les finalités suivantes :

• Préparer et gérer notre relation avec vous (par exemple, à travers nos bases de données) ;
• Vous fournir une information appropriée, adéquate et à jour relatives aux pathologies, produits, et à nos produits et services ;
• Assurer la preuve des transactions et assurer les publications requises par nos obligations de transparence ;
• Améliorer la qualité de nos interactions, répondre à vos demandes et vous fournir une aide efficace ;
• Vous envoyer des communications générales et des informations, vous envoyer des communications relatives aux produits, aires thérapeutiques ou services que nous promouvons, ainsi que des enquêtes (par exemple, pour nous aider à améliorer nos futures interactions avec vous) ;
• Gérer, planifier et mettre en œuvre des communications et interactions avec vous, représenter vos relations avec d’autres interlocuteurs qui sont importants pour nous ; 
• Vous inviter à des évènements ou des réunions promotionnelles que nous organisons ou soutenons (par exemple, des évènements scientifiques, speaker events, conférences) ;
• Mettre en œuvre des mesures pour préparer ou exécuter des contrats existants ;
• Gérer nos ressources informatiques, y compris la gestion des infrastructures et la continuité des affaires ;
• Protéger les intérêts économiques de notre société, assurer la conformité de nos activités et notamment : assurer la conformité avec nos politiques internes, le respect de nos obligations fiscales ; assurer la traçabilité et le suivi des signalements de pharmacovigilance ; assurer le signalement des abus, la gestion des cas allégués d’abus ou agissements frauduleux, mener des activités d’audits et se défendre dans le cadre d’un litige) ;
• Gérer les opérations de fusions et acquisitions impliquant notre société ;
• Conservation des archives et des enregistrements ;
• Facturation et encaissement ;
• Et toute autre finalité imposée par la loi et les autorités.

2.2 Bases légales du traitement

Nous traitons vos données personnelles uniquement si ce traitement est justifié et conforme aux dispositions légales en vigueur. Par conséquent, nous traiterons vos données personnelles uniquement si :

• Vous avez vous-même rendu publiques vos données personnelles ;
• Le traitement est nécessaire au respect de nos obligations légales ou règlementaires ;
• Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande ; 
• Ou le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons et n’affecte pas indûment vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux.

Veuillez noter que quand nous traitons vos données personnelles sur ce dernier fondement, nous cherchons toujours à maintenir un équilibre entre nos intérêts légitimes et votre vie privée.

Exemples d’« intérêts légitimes » pour lesquels des traitements de données sont effectués :

• Identifier des interlocuteurs clés, développer une meilleure compréhension de leurs activités, et prendre contact avec eux ;
• Développer une relation professionnelle de proximité et de confiance avec les interlocuteurs externes ;
• Promouvoir les innovations de Sandoz dans le secteur pharmaceutique et pour comprendre les marchés ;
• Gérer les moyens humains et financiers de Sandoz et optimiser les interactions avec nos interlocuteurs ;
• S’assurer que le traitement adapté soit fourni aux patients grâce à une meilleure information technique et professionnelle de nos interlocuteurs externes ; 
• Prévenir la fraude ou les activités criminelles, les mauvaises utilisations de nos produits ou services et assurer la sécurité de nos systèmes informatiques, nos architectures et nos réseaux ;
• Vendre une partie de nos activités ou nos actifs ou permettre l’acquisition de tout ou partie de nos activités ou actifs par un tiers ;
• Et respecter nos objectifs en matière de responsabilité sociale et organisationnelle.

Si vous souhaitez plus d’information à propos de nos intérêts spécifiques, veuillez nous contacter comme indiqué à la section 6 ci-dessous.

3. Qui a accès à vos données personnelles et à qui sont-elles transférées ?

Nous ne vendrons, ne partagerons, ni ne transférerons à des tiers aucune autre donnée personnelle vous concernant que celles indiquées dans cette notice d’information.

Dans le cadre de nos activités et pour les mêmes finalités que celles listées dans cette notice, vos données personnelles peuvent être accessibles ou transférées aux catégories de destinataires suivants, dans la mesure où ils justifient d’un besoin pour accomplir ces finalités :

• Notre personnel (y compris le personnel, les départements ou les autres sociétés du groupe Sandoz) ;
• Nos agents indépendants ou courtiers (le cas échéant) ;
• Nos fournisseurs et prestataires de services ;
• Nos prestataires de systèmes d’information, nos prestataires de service Cloud, nos prestataires de bases de données et nos consultants ;
• Nos partenaires qui offrent des produits ou services avec nous ou avec nos filiales ou sociétés affiliées ;
• Tout tiers à qui nous avons assigné ou transféré nos droits ou obligations ; 
• Et nos conseillers ou avocats dans le cadre d’une vente ou d’un transfert de tout ou partie de nos activités ou actifs.

Les tiers listés ci-dessus sont contractuellement tenus de protéger la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles en conformité avec la loi applicable.

Vos données personnelles peuvent aussi être accessibles par, ou transférées à tout organisme de régulation, autorité étatique, juridiction ou organisme public national et/ou international, lorsque nous y sommes contraints par la loi ou les règlements, ou à leur demande.

Les données personnelles vous concernant que nous collectons peuvent aussi être traitées, accessibles ou conservées dans un pays en dehors du pays où Sandoz est située, pays qui peut ne pas offrir le même niveau de protection des données personnelles.

Si nous transférons vos données personnelles à des sociétés situées dans d’autres juridictions, nous nous assurerons de protéger vos données personnelles i) en appliquant le niveau de protection requis par les réglementations de protection des données personnelles et de la vie privée applicables à Sandoz, ii) en agissant conformément à nos politiques internes et standards et, iii) en transférant seulement vos données personnelles sur le fondement des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, sauf indication en sens contraire. Vous pouvez demander plus d’informations au sujet des transferts internationaux de données personnelles et obtenir une copie des protections adéquates mises en place en exerçant vos droits comme décrit à la section 6 ci-dessous.

Concernant les transferts de données personnelles aux autres sociétés du groupe, le groupe Sandoz a adopté un contrat intra-groupe relatif au traitement et transfert des données personnelles applicable en cas de transfert de données en dehors de l’Espace Economique Européen (c’est-à-dire, les Etats membres de l’Union européenne ainsi que l’Islande, le Liechtenstein et la Norvège, « EEE »), de la Suisse et du Royaume-Uni. Pour en savoir plus sur ce contrat, vous pouvez écrire à l’adresse email : [email protected].

4. Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles afin de garantir un niveau approprié de sécurité et de confidentialité à vos données personnelles.

Ces mesures prennent en compte :

1. L’état de l’art des technologies ;
2. Le coût de leur mise en œuvre ;
3. La nature des données ; 
4. Et le risque du traitement.

L’objectif est de protéger vos données de la destruction ou de l’altération de manière accidentelle ou illicite, de la perte accidentelle, divulgation ou accès non autorisé et d’autres formes illicites de traitement.

De plus, nous prenons garde à :

• Collecter et traiter uniquement les données personnelles qui sont adéquates, pertinentes et non excessives, en vue de poursuivre les finalités déterminées indiquées ci-dessus ; 
• Et assurer que vos données personnelles sont à jour et exactes.

Pour ce faire, nous pouvons vous demander de confirmer l’exactitude des données personnelles que nous détenons à votre sujet. Vous êtes aussi invité à nous informer de façon spontanée de tout changement dans votre situation personnelle afin que nous puissions nous assurer que vos données personnelles sont mises à jour. 

5. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous conservons vos données personnelles uniquement le temps nécessaire afin d’accomplir la finalité pour laquelle elles ont été collectées ou pour remplir des obligations légales ou règlementaires.

Les données personnelles vous concernant que nous détenons dans notre base de données et qui ne sont pas relatives à un contrat spécifique seront stockées pendant une durée de 36 mois suivant votre dernière interaction avec nous.

Dans le cadre d’un contrat, la durée de conservation correspond à la durée du contrat que vous-même (ou votre société) avez conclu avec nous, à moins que des obligations légales ou règlementaires n’imposent un délai de conservation plus long ou plus court. A l’issue du délai de conservation, vos données personnelles seront supprimées de nos systèmes actifs.

Les données personnelles collectées et traitées dans le contexte d’un litige sont supprimées ou archivées au moment où i) un accord amiable a été conclu, ii) une décision de justice en dernier ressort a été rendue, ou iii) la demande devient prescrite.

6. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Vous pouvez exercer les droits suivants dans les conditions et selon les limites prévues par la loi :

• Accéder à l’ensemble de vos données : vous pouvez obtenir des informations relatives au traitement de vos données ainsi qu’une copie de celles-ci ;
• Rectifier et mettre à jour vos données personnelles si vous pensez par exemple qu’une de vos informations est incorrecte, obsolète ou incomplète ;
• Effacer : vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles ;
• Demander une limitation des traitements des informations ;
• Vous opposer au traitement de vos données personnelles (pour tout ou partie) ;
• Donner des instructions sur le sort de vos données après votre décès ;
• Demander la portabilité c’est-à-dire que les données personnelles que vous nous avez fournies vous soient restituées ou transférées à une personne de votre choix, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

Si vous souhaitez exercer vos droits décrits ci-dessus, merci de remplir le formulaire en cliquant ici. Si vous avez une question, vous pouvez envoyer un email à l’adresse [email protected]. Une photocopie de votre pièce d’identité pourra vous être demandée afin de vous identifier, étant entendu que nous l’utilisons que pour vérifier votre identité et que nous ne conservons pas cette photocopie après complète vérification de votre identité. Quand vous nous envoyez cette photocopie, veillez à occulter votre photographie et votre numéro national d’immatriculation ou son équivalent.

Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont nous traitons vos données personnelles, vous pouvez adresser une réclamation à notre délégué à la protection des données [email protected], qui étudiera vos demandes.

Dans tous les cas, vous avez aussi le droit de déposer plainte auprès des autorités de protection des données compétentes (pour la CNIL : www.cnil.fr). 

7. Comment serez-vous informé des changements survenus dans notre notice d’information ?

Vous serez informé de tous futurs changements ou ajouts concernant le traitement de vos données personnelles décrit dans cette notice d’information à travers nos canaux de communication habituels (par exemple, par email ou par le biais de nos sites internet).