Notice d’information sur la protection des données personnelles - Demandes d’information / Réclamations qualité

Juillet 2023

Cette notice d’information sur la protection des données personnelles s’adresse :

  • Aux personnes qui demandent des informations médicales et/ou pharmaceutiques ;
  • Aux personnes qui introduisent des réclamations relatives à la qualité.

Nous sommes susceptibles de procéder au traitement d’informations vous concernant, informations qui constituent des « données à caractère personnel » et nous portons une grande attention à la protection de vos données personnelles et de votre vie privée.

Sandoz décide pourquoi et comment un traitement de vos données personnelles est effectué et agit ainsi comme « responsable de traitement ». Dans cette notice d’information, « nous » ou « notre » désignent Sandoz.

Nous vous invitons à lire attentivement cette notice d’information et, pour toute question supplémentaire, nous vous invitons à nous contacter à l’adresse email : [email protected].

Dans le cadre de la gestion de la pharmacovigilance, nous vous invitons à lire la notice d’information adéquate sur Notice d’information sur la protection des données personnelles. Si vous êtes exposé à un évènement sanitaire indésirable et si vous nous le signalez, nous serons dans l’obligation de conserver certaines de vos données personnelles, dont votre identité. Sandoz utilise les données collectées pour assurer le respect de son obligation légale. Elles seront conservées pour une durée conforme à la réglementation. Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles et de donner des directives sur le sort de vos données après votre décès. Vous ne disposez ni du droit d’opposition, ni du droit à l’effacement des données, ni du droit à la portabilité des données.

 

1. Pour quelles finalités utilisons-nous vos données personnelles et pourquoi est-ce justifié ?

Nous traitons vos données personnelles pour les finalités suivantes :

  • Répondre aux requêtes relatives à l’information médicale et/ou pharmaceutique, telles que la disponibilité d’un produit, des données cliniques, le dosage et l’administration, la formulation et la stabilité, les interactions avec d’autres médicaments ou la nourriture et des populations spécifiques comme les femmes enceintes ;
  • Répondre aux réclamations qualité relatives à nos produits telles que tout défaut de qualité et/ou d’efficacité, de stabilité, de fiabilité, de sécurité, de performance ou d’usage ;
  • Vous fournir des informations adéquates et à jour sur des pathologies, des médicaments, ainsi que sur nos produits et services ;
  • Répondre à toutes vos questions ou demandes ;
  • Assurer la formation ;
  • Améliorer nos connaissances sur nos produits et améliorer nos services ;
  • Protéger les intérêts économiques de notre société, assurer la conformité de nos activités et le signalement des abus (notamment la conformité avec nos politiques internes et les exigences réglementaires locales, le respect de nos obligations fiscales, la gestion des cas allégués d’abus ou agissements frauduleux, mener des activités d’audits et se défendre dans le cadre d’un litige) ;
  • Conservation des archives et des enregistrements ;
  • Et toute autre finalité imposée par la réglementation et les autorités.

 

Nous traitons vos données personnelles uniquement si ce traitement est justifié et conforme aux dispositions légales en vigueur. Par conséquent, nous traiterons vos données personnelles uniquement si :

  • Le traitement est nécessaire pour des finalités d’intérêt public dans le domaine de la santé publique ;
  • Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons et n’affecte pas indûment vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux.

 

Veuillez noter que quand nous traitons vos données personnelles sur ce dernier fondement, nous cherchons toujours à maintenir un équilibre entre nos intérêts légitimes et votre vie privée.

Exemples d’« intérêts légitimes » pour lesquels des traitements de données sont effectués :

  • Fournir ou faciliter la fourniture d’informations pertinentes et exactes sur nos produits ;
  • Prévenir la fraude ou les activités criminelles, les mauvaises utilisations de nos produits ou nos services ;
  • Vendre une partie de nos activités ou nos actifs ou permettre l’acquisition de tout ou partie de nos activités ou actifs par un tiers ;
  • Et respecter nos objectifs en matière de responsabilité sociale et organisationnelle.

 

2. Quelles informations avons-nous à votre sujet ?

Si vous soumettez une réclamation qualité ou sollicitez une information médicale et/ou pharmaceutique, nous vous demanderons votre nom et vos coordonnées pour pouvoir vous rappeler si des informations supplémentaires étaient nécessaires et/ou pour répondre à votre requête. Nous collecterons aussi des informations vous concernant pour déterminer si vous êtes un professionnel de santé ou un patient.

 

3. Qui a accès à vos données personnelles et à qui sont-elles transférées ?

Nous ne vendrons, ne partagerons, ni ne transférerons à des tiers aucune autre donnée personnelle vous concernant que celles indiquées dans cette notice d’information.

Dans le cadre de nos activités et pour les mêmes finalités que celles listées dans cette notice, vos données personnelles peuvent être accessibles ou transférées :

  • Au Directeur de l’information médicale / Directeur de l’Assurance Qualité et à leurs équipes ;
  • Au pharmacien responsable et ses représentants, dans les limites de leurs attributions ;
  • Aux personnes habilitées des services juridique, qualité et sécurité du médicament, en fonction des dossiers qu’elles ont à traiter dans le cadre de la gestion des réclamations ;
  • Au service chargé des audits pour vérifier le respect des exigences réglementaires ou internes ;
  • Aux autres sociétés du groupe Sandoz ;
  • Aux laboratoires tiers dont les produits peuvent être mis en cause ;
  • Aux professionnels de santé concernés par le signalement ;
  • Aux prestataires de service intervenant pour le compte et sous la responsabilité des sociétés du groupe Sandoz, tels que les prestataires d’hébergement de systèmes informatiques, nos conseillers ou avocats, et les autres prestataires de services dans le cadre de la gestion des effets indésirables (centre d’appels en particulier). Les tiers listés ci-dessus sont contractuellement tenus de protéger la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles en conformité avec la loi applicable.

Vos données personnelles peuvent aussi être accessibles par, ou transférées à tout organisme de régulation, autorité étatique, juridiction ou organisme public national et/ou international, lorsque nous y sommes contraints par la loi ou les règlements, ou à leur demande. Par ailleurs, pour autant que cela soit autorisé par la réglementation française, les données personnelles vous concernant que nous collectons peuvent aussi être traitées, accessibles ou conservées dans un pays en dehors du pays où vous vous trouvez, pays qui peut ne pas offrir le même niveau de protection des données personnelles.

Si nous transférons vos données personnelles à des sociétés situées dans d’autres juridictions, nous nous assurerons de protéger vos données personnelles i) en appliquant le niveau de protection requis par les réglementations de protection des données personnelles et de la vie privée applicables à Sandoz, ii) en agissant conformément à nos politiques internes et standards et, iii) en transférant seulement vos données personnelles sur le fondement des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, sauf indication en sens contraire. Vous pouvez demander plus d’informations au sujet des transferts internationaux de données personnelles et obtenir une copie des protections adéquates mises en place en exerçant vos droits comme décrit à la section dédiée ci-dessous.

Concernant les transferts de données personnelles aux autres sociétés du groupe, le groupe Sandoz a adopté un contrat intra-groupe relatif au traitement et transfert des données personnelles applicable en cas de transfert de données en dehors de l’Espace Economique Européen (c’est-à-dire, les Etats membres de l’Union européenne ainsi que l’Islande, le Liechtenstein et la Norvège, « EEE »), de la Suisse et du Royaume-Uni. Pour en savoir plus sur ce contrat, vous pouvez écrire à l’adresse email : [email protected].

 

4. Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles afin de garantir un niveau approprié de sécurité et de confidentialité à vos données personnelles.

Ces mesures prennent en compte :

  1. L’état de l’art des technologies ;
  2. Le coût de leur mise en œuvre ;
  3. La nature des données ; 
  4. Et le risque du traitement.

L’objectif est de protéger vos données de la destruction ou de l’altération de manière accidentelle ou illicite, de la perte accidentelle, divulgation ou accès non autorisé et d’autres formes illicites de traitement.

De plus, nous prenons garde à :

  • Collecter et traiter uniquement les données personnelles qui sont adéquates, pertinentes et non excessives, en vue de poursuivre les finalités déterminées indiquées ci-dessus ; 
  • Et assurer que vos données personnelles sont à jour et exactes.

Pour ce faire, nous pouvons vous demander de confirmer l’exactitude des données personnelles que nous détenons à votre sujet. Vous êtes aussi invité à nous informer de façon spontanée de tout changement dans votre situation personnelle afin que nous puissions nous assurer que vos données personnelles sont mises à jour. 

 

5. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous conservons vos données personnelles uniquement le temps nécessaire afin d’accomplir la finalité pour laquelle elles ont été collectées décrite dans cette notice d’information et pour remplir des obligations légales ou règlementaires. 

 

6. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Vous pouvez exercer les droits suivants :

  • Accéder à l’ensemble de vos données : vous pouvez obtenir des informations relatives au traitement de vos données ainsi qu’une copie de celles-ci ;
  • Rectifier et mettre à jour vos données personnelles si vous pensez par exemple qu’une de vos informations est incorrecte, obsolète ou incomplète ;
  • Effacer : vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles ;
  • Demander une limitation des traitements des informations ;
  • Vous opposer au traitement de vos données personnelles (pour tout ou partie) ;
  • Donner des instructions sur le sort de vos données après votre décès ;
  • Demander la portabilité c’est-à-dire que les données personnelles que vous nous avez fournies vous soient restituées ou transférées à une personne de votre choix, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

Si vous souhaitez exercer vos droits décrits ci-dessus, merci de remplir le formulaire en cliquant ici. Si vous avez une question, vous pouvez envoyer un email à l’adresse [email protected]. Une photocopie de votre pièce d’identité pourra vous être demandée afin de vous identifier, étant entendu que nous l’utilisons que pour vérifier votre identité et que nous ne conservons pas cette photocopie après complète vérification de votre identité. Quand vous nous envoyez cette photocopie, veillez à occulter votre photographie et votre numéro national d’immatriculation ou son équivalent.

Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont nous traitons vos données personnelles, vous pouvez adresser une réclamation à notre délégué à la protection des données à l’adresse email [email protected],  qui étudiera vos demandes.

Dans tous les cas, vous avez aussi le droit de déposer plainte auprès des autorités de protection des données compétentes (pour la CNIL : www.cnil.fr).

 

7. Comment serez-vous informé des changements survenus dans notre notice d’information ?

Vous serez informé de tous futurs changements ou ajouts concernant le traitement de vos données personnelles décrit dans cette notice d’information à travers nos canaux de communication habituels (par exemple, par email ou par le biais de nos sites internet).

 

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